Secrétariat / télésecrétariat
Les avantages d'un secrétariat en freelance
La secrétaire est l'interlocutrice incontournable d'une Entreprise. Tout transite par la secrétaire... accueil des visiteurs, messages, prise de rendez-vous, rédaction du courrier etc...
N.B., il convient de rappeler qu’une secrétaire indépendante n’a pas vocation à remplacer une secrétaire salariée (sinon cela s'apparenterait à du salariat déguisé).
En revanche, pour des besoins ponctuels ou des besoins réguliers dont le faible volume rend difficile une embauche, faire appel à une assistante indépendante procure des avantages importants :
- simplicité, souplesse, maîtrise budgétaire, respect des délais.
Avoir recours à une secrétaire en freelance libère les entreprises des contraintes liées à une embauche.
La relation contractuelle qui vous unit à votre assistante indépendante (télésecrétaire) est celle du contrat de service. Le plus souvent, celui-ci se formalise par la signature d’un devis, d’un bon de commande voire de conditions générales de services.
Vous pouvez faire appel aux services d’une secrétaire indépendante pour une mission ponctuelle ou de manière régulière pour un volume horaire dont vous ne savez pas fixer à l’avance le volume.
En tant que prestataire externe, une secrétaire freelance peut prendre en charge :
- Les appels téléphoniques en prenant en compte la demande de la personne en lui prodiguant les premières informations et/ou en l'orientant vers le professionnel ou le service compétent.
- La gestion des demandes des différents interlocuteurs tout en respectant les consignes nécessaires au bon fonctionnement de l'activité de la structure.
- La constitution de dossiers nécessaires au fonctionnement de la structure.
- La recherche, constitution et gestion intégrale des dossiers d'appels d'offres.
- La réalisation de travaux de comptabilité et de suivi de trésorerie de premier niveau.
- L'enregistrement des devis, commandes, factures sur un logiciel de gestion et éditer les documents de traçabilité
- Le suivi des commandes jusqu'à la livraison
- Le traitement des réclamations et litiges
- La gestion d’agendas, de plannings, de situations d'avancements de travaux, de facturations, de gestion du personnel
- La conception et la mise à jour de bases de données
- L'organisation de manifestations extérieures...
La secrétaire indépendante peut exercer à distance, le plus souvent depuis son domicile. Dans ce cas, on parle d’une secrétaire à domicile ou plus couramment d’une télésecrétaire.
Elle peut également exercer en entreprise : pour une mission ponctuelle, un remplacement de courte durée ou un besoin régulier de faible volume horaire (quelques heures par semaine) pour lequel il serait difficile de trouver une secrétaire salariée.
En externalisant vos tâches administratives, techniques et/ou commerciales à une secrétaire freelance vous n'aurez pas de surcoûts, pas d'investissement non plus dans l’installation d’un nouveau poste de travail, la secrétaire freelance dispose de son propre matériel.
Respect des délais et de la confidentialité
En tant que prestataire, la secrétaire freelance/télésecrétaire est tenue de respecter le cahier des charges.
La secrétaire freelance organise son travail en planifiant et en hiérarchisant l'ensemble des tâches qui lui sont confiées dans la plus stricte confidentialité.
Démarches éco-responsables
Certaines secrétaires indépendantes et notamment les télésecrétaires s’inscrivent dans une démarche éco-responsable vis-à-vis de l’environnement. Elles s’engagent, par exemple, à réduire au strict nécessaire les déplacements, les impressions, etc...
Réglez vos acomptes, factures en toute confiance... Les paiements sont 100% sécurisés.