Appels d'offres

DONNEZ - VOUS TOUTES LES CHANCES DE POUVOIR REMPORTER DES MARCHES PUBLICS

LE MONTAGE DES DOSSIERS D'APPELS D'OFFRES PUBLICS..... C'EST NOTRE QUOTIDIEN

GESTION, LOURDEURS ADMINISTRATIVES, COMPLEXITE DES DEMARCHES, les préjugés sur les marchés publics ont la vie dure à tel point que, dans le secteur du bâtiment, certains lots ne trouvent pas preneur.

L'entreprise OBJECTIFSoutien sélectionne pour vous les appels d'offres diffusés sur les bulletins officiels.

En lisant le cahier des charges de l'appel d'offres, l’entreprise OBJECTIFSoutien commence par lister les critères de choix de la collectivité, avec, en face, les points forts et faibles de votre entreprise: spécialisation, moyens matériels et humains, compétences, localisation... et évalue précisément si vous avez vos chances de pouvoir soumissionner, sachant que, certains critères, sont plus discriminants que d'autres « c’est à ce moment là qu’il faut bien intégrer la durée du marché pour savoir si vous allez être capable de l'exécuter jusqu'à son terme.

Les entreprises disposent de 2, trois, voire 4 semaines pour répondre, ce qui implique d'être réactif. Sans oublier de respecter le formalisme administratif. Le dossier peut être éliminé pour une seule pièce manquante, avant même la prise en compte de l'offre technique. C'est pourquoi il est conseillé d'établir chaque année, en prévision, un dossier avec l'ensemble des documents pouvant être demandés par les collectivités. Déclaration d'assurances pour les risques professionnels, bilans des trois dernières années, attestations de bonne exécution des principaux travaux effectués (ou références chiffrées) dans les cinq dernières années. Nous allons personnaliser votre dossier de candidature En effet, vous devez promouvoir votre entreprise comme devant un client privé. Il faut donc particulièrement soigner la forme: clarté, mise en page aérée, photos de vos réalisations, annexes - une page maximum - pour développer vos réponses. Sur le fond, afin de personnaliser votre candidature, il est essentiel de ne pas reproduire à l'identique votre plaquette publicitaire. Il convient de bâtir un argumentaire solide. L’entreprise OBJECTIFSoutien identifie et hiérarchise les attentes de l'acheteur public signalées dans l'appel d'offres: «Pour chaque critère, elle explique ce que votre entreprise apporte comme réponse, avec quels moyens techniques et humains, et comment elle le prouve», en s’appuyant sur des exemples de chantiers déjà réalisés. Par exemple, pour la rénovation de la peinture dans une école, l'appel d'offres peut exiger que le chantier soit terminé avant la fin des vacances scolaires.

S’engager à respecter les délais ne suffit pas, vous devez expliquer comment vous comptez vous y prendre, et gagner si possible des points en vous démarquant de la concurrence. Mettez en avant, par exemple, une technique particulière, comme une peinture qui sèche rapidement, un logiciel permettant de planifier toutes les tâches et d'éviter le moindre dérapage ou encore la preuve que vous avez déjà en stock la peinture nécessaire, par exemple. A défaut, l'acheteur public considérera les offres comme équivalentes et fera son choix uniquement sur le devis.

Enfin, prouvez que vous avez mené de précédents chantiers dans des conditions similaires en citant des références «elles sont très regardées, en revanche, inutile de mentionner des travaux à 3 000 € si vous candidatez pour un marché de 40 000 € voire au-delà ».

L’entreprise OBJECTIFSoutien va vous aider à synthétiser votre offre, 

En effet «L'horreur pour un fonctionnaire, est d'avoir à chercher une heure dans un catalogue la réponse à un critère important», d’où la nécessité d'écrire une synthèse reprenant les grands points de votre offre, répondant ainsi aux principales attentes de l'administration, sur un document à part, d'une page environ. Celle-ci répondra aux deux attentes les plus importantes de l'administration.

Travaillez en co ou sous-traitance «Demandez-vous si … vous n'auriez pas intérêt à vous regrouper avec d'autres entreprises afin d'augmenter vos chances de remporter le marché». La co-traitance, association momentanée d'entrepreneurs, vous permet, en atteignant une plus grande taille, de déposer des offres pour des marchés plus importants et de répondre à plusieurs lots fractionnés. Attention cependant à bien vous coordonner.

L’entreprise OBJECTIFSoutien suggère de faire connaître votre société pour que l'administration vous appelle. Il est donc essentiel de vous faire référencer en amont auprès des services compétents, en présentant votre entreprise ainsi que vos prestations (les collectivités ne recourent pas obligatoirement à la publicité pour les marchés publics d'un montant inférieur à 90 000 €).

L’entreprise OBJECTIFSoutien vous recommande de prendre rendez-vous avec le prescripteur technique pour visiter le site et présenter votre société. Il pensera peut-être à vous pour le prochain appel d'offres impliquant votre profession...

Etre prévenu à l'avance des projets permet non seulement de mieux vous préparer,

mais également d'influencer le cahier des charges à votre avantage.

En notre qualité de gestionnaire de marchés publics, nous proposons aux Entreprises, Artisans, Professions libérales ...

 Une réponse écrite aux dossiers d’appels d'offres, aux appels à candidatures, aux concours en instaurant :

• Une veille sur les bulletins officiels 
• Un téléchargement du DCE ou une demande de dossiers de consultation par écrit
• Une analyse et une transmission de dossiers de consultations entreprises tout en veillant au bon suivi du cahier de charges et au respect des délais.

Que le marché visé soit de 100.000 euros ou de plus de 1 million, remporter un appel d'offres requiert une préparation minutieuse

Le plus délicat pour les équipes chargées de répondre à un appel d'offres est de trouver le temps de se préparer. Ce qui, au-delà du niveau de technicité requis peut devenir extrêmement critique en fonction du nombre de participants. Certains appels d'offres mobilisent, en effet, plusieurs collaborateurs au sein des entreprises candidates.

Pour répondre à un appel d'offres, la première étape concerne le dossier écrit

S'il est primordial de soigner sa réponse technique en collant exactement au cahier des charges, celle-ci se doit d'être accompagnée de documents et de textes synthétiques exposant l'esprit de son offre.

L'enjeu est d'être compris de tous publics et pas seulement de techniciens.

Une réponse écrite à un appel d'offres n'est pas qu'une justification de ses compétences, il est donc nécessaire de structurer une réponse écrite à un appel d'offres qui démontre clairement que l'on a bien pris en considération la demande et que l'on y apportera les solutions appropriées.

1. LE ROLE DE L’ENTREPRISE OBJECTIFSoutien
2. ACTIONS DE L’ENTREPRISE QUI SOUMISSIONNE
3. OJECTIFSOUTIEN MISE EN ŒUVRE DU DOSSIER

1 - ACTEUR

OBJECTIFSoutien :

• Instaure une veille commerciale d’appels d’offres selon le secteur d’activité de l’entreprise
• Consulte les différents appels d’offres matérialisés ou dématérialisés
• Sélectionne l’appel d’offres susceptible de retenir l’attention de l’entreprise candidate
• Transmet l’appel d’offre à l’entreprise pour étude du cahier des charges et faisabilité du projet

2 - ACTIONS

L’entreprise se positionne et :

• Analysera les besoins du pouvoir adjudicateur
• Recensera les données techniques
• Participera à la visite obligatoire du site afin d’auditer les prestations en place, rencontrer les commanditaires et concurrents
• Élaborera l'étude technique, sélectionnera les moyens et méthodes à mettre en œuvre,
• Proposera des solutions adaptées aux besoins spécifiques du pouvoir adjudicateur (techniques, commerciales, financières et dimensionnement des moyens humains et matériels)
• Réalisera l’étude financière et le chiffrage des prestations à fournir
• Elaborera un planning prévisionnel

3 – MISE EN ŒUVRE DU DOSSIER D’APPEL D’OFFRES

La constitution intégrale du dossier :

OBJECTIFSoutien

Rédigera, compilera, mettra en forme et finalisera l'ensemble des documents nécessaires à la remise du dossier technico-administratif-financier d'appel d'offres au pouvoir adjudicateur, en veillant au respect du règlement de consultation et des cahiers des charges (acte d'engagement, bordereau de prix unitaire et/ou DPGF, mémoire technique, note organisationnelle, références chantiers, planning, documents administratifs légaux, lettre de candidature DC1,DC2 voire DC4 si sous-traitance envisagée, fiches techniques et PV...).

Enverra le dossier soit en : LRAR, ou sera déposé contre récépissé.